Privacybeleid & Gegevensverwerking
Bij Lumen Vitae, de fotografische praktijk onder leiding van Femke Van Duyse, hechten we uitzonderlijk veel waarde aan uw privacy, vertrouwen en de bescherming van uw persoonlijke herinneringen. In dit privacybeleid lichten we helder toe welke persoonsgegevens we verzamelen, hoe we omgaan met beeldmateriaal en portretrecht, en op welke wijze uw gegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) worden beveiligd.
1. Ondernemingsidentiteit & Contact
Dit privacybeleid is van toepassing op alle diensten, fotosessies, offertes en digitale galerijen verzorgd door:
- Onderneming: Lumen Vitae (Femke Van Duyse)
- Vestiging: Haasdonk, Oost-Vlaanderen (België)
- E-mailadres: femke@lumenvitea.be
- Telefoon / WhatsApp: +32 473 52 69 12
- Website: www.lumenvitea.be
Voor vragen over gegevensbescherming of de uitoefening van uw privacyrechten kunt u zich te allen tijde rechtstreeks richten tot bovenstaand contactadres.
2. Verzameling & Doeleinden van Persoonsgegevens
Lumen Vitae verzamelt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het zorgvuldig plannen en uitvoeren van uw fotosessie en de administratieve opvolging daarvan:
- Contact- en identificatiegegevens: Uw voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en woonadres (noodzakelijk voor afspraken, communicatie en eventuele fysieke verzending van fotoproducten).
- Sessie- en planningsdetails: Gegevens rond uw zwangerschap (zoals vermoedelijke bevallingsdatum), geboortedatum van de baby of gezinssamenstelling, om de sessie op het geschikte moment en in een veilige context voor te bereiden.
- Facturatiegegevens: Factuuradres en eventueel ondernemings- of btw-nummer voor de wettelijke boekhoudkundige verplichtingen.
3. Beeldmateriaal, Portretrecht & Publicatie
Foto’s en portretten worden beschouwd als bijzondere persoonsgegevens. Lumen Vitae hanteert een strikt ethisch en respectvol beleid rond portretrecht:
- Privégebruik: De gemaakte foto’s worden exclusief aan u ter beschikking gesteld via een met een unieke toegangscode beveiligde digitale galerij.
- Portfolio & Sociale Media: Beelden van u of uw minderjarige kinderen worden nooit zonder uw voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming gepubliceerd op de website, Instagram (@lumenvitaefotografie) of in promotiemateriaal.
- Intrekking: Een eerder verleende toestemming voor online publicatie kan op ieder moment kosteloos worden ingetrokken door een eenvoudig schriftelijk bericht aan femke@lumenvitea.be.
4. Bewaartermijnen & Beveiligd Archief
We bewaren gegevens en beelden niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking:
- Digitale galerijen: Uw online galerij blijft na aflevering standaard gedurende minimaal 6 maanden actief beschikbaar voor download via uw persoonlijke toegangscode.
- RAW-bestanden & Hoge Resolutie Back-up: Uw geselecteerde en nabewerkte beelden worden gedurende minimaal 2 jaar bewaard op dubbel beveiligde, versleutelde lokale en cloud-opslagsystemen als herstelmogelijkheid bij onverhoopt dataverlies van uw zijde.
- Facturatie- en boekhouddocumenten: Facturen en overeenkomsten worden bewaard conform de wettelijke fiscale bewaartermijn van 7 tot 10 jaar.
5. Gegevensdeling met Derden & Beveiliging
Lumen Vitae verkoopt of verhuurt uw gegevens onder geen enkel beding aan derden. Uw gegevens worden enkel gedeeld met betrouwbare partners die direct betrokken zijn bij onze dienstverlening:
- Professionele fotolabs: Uitsluitend voor de fysieke productie van albums, passe-partouts of fine-art prints.
- Webhosting, galerij- en cloudproviders: Voor veilige data-opslag en de werking van het digitale klantenportaal (steeds onderworpen aan strikte verwerkersovereenkomsten).
- Boekhoudkantoor: Strikt beperkt tot wettelijke fiscale verwerking van facturen.
6. Uw Rechten (AVG / GDPR)
Conform de Europese privacywetgeving beschikt u over diverse rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
- Recht op inzage en correctie: U heeft het recht om te controleren welke gegevens wij over u bewaren en eventuele onjuistheden te laten aanpassen.
- Recht op gegevenswissing: U kunt verzoeken om uw persoonlijke gegevens of beeldmateriaal uit onze archieven te verwijderen (voor zover dit niet in strijd is met wettelijke fiscale bewaarplichten).
- Recht op bezwaar: U kunt zich te allen tijde verzetten tegen het gebruik van gegevens voor informatieve mededelingen.
Wilt u gebruikmaken van een van deze rechten, stuur dan een e-mail naar femke@lumenvitea.be. U ontvangt binnen 30 dagen een schriftelijke bevestiging.